Процесс внедрения пошагово.

Для начала:

– между сменами инкассируем ВСЕХ курьеров под ноль, даже тех, кто в архиве:

– создаем категорию “Технический расход корректировка”, в настройках категории делаем НЕ активным бегунок “отображать в отчетах”, чтобы эти суммы не смущали вас потом в статистике;

– ставим расход по цеху на сумму, которую необходимо отнять до фактического наличия денег в кассе. Выбираем тот самый “Технический расход корректировка”.

Составляем чек-лист для ежедневной работы администратора (делюсь нашим чек-листом, в приложении, пункты по модулю выделены цветом в обеих вкладках: открытие и закрытие). Инструмент учета новый, людям нужно напоминание, что нужно не забыть сделать.

Инструктируем и приучаем курьеров сообщать о смене типа оплаты ДО закрытия заказа. Они справятся с этим, если требовать. А администраторов – менять форму оплаты день в день, при сдаче курьерами денег за смену. Найти неверно закрытый заказ у одного курьера проще, чем по всему филиалу.

Выдавать сдачу курьеру только с проводкой в CRM. На каждый заказ или один раз в день утром – с фиксацией в транзакции курьера. Принимать деньги у курьера за заказ или смену строго по CRM. Нажимать инкассацию только после проверки. Это поможет администратору не брать всю финансовую ответственность на себя, а предварительно проверять при сдаче наличных курьеров.

Ежедневно снимать контрольные ленты с терминалов. В связке с отчетом по цехам это поможет быстро найти неверно закрытый заказ, поправить и сдать кассовую смену корректно.

Что получили в итоге:
1. Данные по движению денежных средств в любой момент времени(актуальные балансы на счетах, в кассах филиалов, в сейфах управляющих)
2. Актуальны данные – доходы-расходы, по всем статьям.

В целом резюмирую, что модуль рабочий, удобный и точный. При корректной сдаче смены с совпадением сумм сверок итогов терминалов и цифр из CRM “Отчет по цехам”, махинации сотрудников с финансами исключены.

Юрий Кашин
директор компании Суши-Рыба
г. Красноярск.

The post Внедрение модуля учета финансов в службе доставки еды Суши-Рыба. ЧАСТЬ 2 appeared first on Deliverest.

Посмотрите на видео, как сейчас организован финансовый учет в Суши-Рыбе:

Как внедряли новую модель учета и с какими сложностями столкнулись.

Сопротивление — первая реакция на изменения, людям требуется время, чтобы оценить выгоды перемен. Поэтому, конечно, и у нас возникли сложности, расскажем с чем столкнулись, что делали и к чему пришли.

 Сопротивление на уровне руководителей – это давно работающие сотрудники с большим багажом опыта и устоявшимися привычками учета в Excel.

Как лечили: Объясняли выгоды прозрачного автоматизированного учета. Сначала внедряли ведение баланса сейфов управленцев, чтобы в первую очередь они сами привыкли к системе и прониклись.

Недоверие рядовых сотрудников к новой системе учета, предположение массы ошибок и недочетов в ущерб им.

Как лечили: Каждый предполагаемый ими сбой в подсчете разбирали и находили только человеческие ошибки и невнимательность, показывали и доказывали, что система работает корректно, даже более чем они сами.

Возникновение недостачи и излишков из-за ошибок администратора.

Как лечили: Дисциплиной. Чек-листом администратора, формированием привычки инкассировать курьера, проверять его баланс. Менять формы оплаты.

Расхождение фактических оплат по терминалам с данными в црм-системе.

Как лечили: Добавили функцию смены формы оплаты в уже закрытом заказе. И снова дисциплиной. При сдаче смены – сверка по контрольным лентам с терминалом с црм системой, в случае расхождений – поиск неверно закрытого заказа и смена формы оплаты.

Выбор неверных статей при внесении расходов.

Как лечили: Создали понятные с расшифровкой статьи, чтобы администратор не искажал данные и не имел шанса ошибиться.

Курьеры не хотят брать на себя ответственность и носить наличные в подотчете.

Как лечили: днем у администратора достаточно свободного времени и можно и фиксить сдачу и инкассировать после каждого заказа. На теплый сезон приобрели несколько поясных сумок в фирменных цветах с логотипом для удобства курьеров.

Юрий Кашин
директор компании Суши-Рыба
г. Красноярск.

The post Внедрение модуля учета финансов в службе доставки еды Суши-Рыба. ЧАСТЬ 1 appeared first on Deliverest.