На примере своей компании Суши-рыба, рассказываю, как мы автоматизировали финансовый учет в CRM-системе, с какими сложностями столкнулись при внедрении и какой результат в итоге получили.

Посмотрите на видео, как сейчас организован финансовый учет в Суши-Рыбе:

Как внедряли новую модель учета и с какими сложностями столкнулись.

Сопротивление — первая реакция на изменения, людям требуется время, чтобы оценить выгоды перемен. Поэтому, конечно, и у нас возникли сложности, расскажем с чем столкнулись, что делали и к чему пришли.

 Сопротивление на уровне руководителей — это давно работающие сотрудники с большим багажом опыта и устоявшимися привычками учета в Excel.

Как лечили: Объясняли выгоды прозрачного автоматизированного учета. Сначала внедряли ведение баланса сейфов управленцев, чтобы в первую очередь они сами привыкли к системе и прониклись.

Недоверие рядовых сотрудников к новой системе учета, предположение массы ошибок и недочетов в ущерб им.

Как лечили: Каждый предполагаемый ими сбой в подсчете разбирали и находили только человеческие ошибки и невнимательность, показывали и доказывали, что система работает корректно, даже более чем они сами.

Возникновение недостачи и излишков из-за ошибок администратора.

Как лечили: Дисциплиной. Чек-листом администратора, формированием привычки инкассировать курьера, проверять его баланс. Менять формы оплаты.

Расхождение фактических оплат по терминалам с данными в црм-системе.

Как лечили: Добавили функцию смены формы оплаты в уже закрытом заказе. И снова дисциплиной. При сдаче смены — сверка по контрольным лентам с терминалом с црм системой, в случае расхождений — поиск неверно закрытого заказа и смена формы оплаты.

Выбор неверных статей при внесении расходов.

Как лечили: Создали понятные с расшифровкой статьи, чтобы администратор не искажал данные и не имел шанса ошибиться.

Курьеры не хотят брать на себя ответственность и носить наличные в подотчете.

Как лечили: днем у администратора достаточно свободного времени и можно и фиксить сдачу и инкассировать после каждого заказа. На теплый сезон приобрели несколько поясных сумок в фирменных цветах с логотипом для удобства курьеров.

Юрий Кашин
директор компании «Суши-Рыба»
г. Красноярск.