В прошлой статье рассказывал с какими сложностями столкнулись при внедрении автоматизации финансового учета в CRM-системе. В этой статье расскажу как поэтапно внедряли новую систему учёта и какой результат получили.

Процесс внедрения пошагово.

Для начала:

— между сменами инкассируем ВСЕХ курьеров под ноль, даже тех, кто в архиве:

— создаем категорию «Технический расход корректировка», в настройках категории делаем НЕ активным бегунок «отображать в отчетах», чтобы эти суммы не смущали вас потом в статистике;

— ставим расход по цеху на сумму, которую необходимо отнять до фактического наличия денег в кассе. Выбираем тот самый «Технический расход корректировка».

Составляем чек-лист для ежедневной работы администратора (делюсь нашим чек-листом, в приложении, пункты по модулю выделены цветом в обеих вкладках: открытие и закрытие). Инструмент учета новый, людям нужно напоминание, что нужно не забыть сделать.

Инструктируем и приучаем курьеров сообщать о смене типа оплаты ДО закрытия заказа. Они справятся с этим, если требовать. А администраторов — менять форму оплаты день в день, при сдаче курьерами денег за смену. Найти неверно закрытый заказ у одного курьера проще, чем по всему филиалу.

Выдавать сдачу курьеру только с проводкой в CRM. На каждый заказ или один раз в день утром — с фиксацией в транзакции курьера. Принимать деньги у курьера за заказ или смену строго по CRM. Нажимать инкассацию только после проверки. Это поможет администратору не брать всю финансовую ответственность на себя, а предварительно проверять при сдаче наличных курьеров.

Ежедневно снимать контрольные ленты с терминалов. В связке с отчетом по цехам это поможет быстро найти неверно закрытый заказ, поправить и сдать кассовую смену корректно.

Что получили в итоге:
1. Данные по движению денежных средств в любой момент времени(актуальные балансы на счетах, в кассах филиалов, в сейфах управляющих)
2. Актуальны данные — доходы-расходы, по всем статьям.

В целом резюмирую, что модуль рабочий, удобный и точный. При корректной сдаче смены с совпадением сумм сверок итогов терминалов и цифр из CRM «Отчет по цехам», махинации сотрудников с финансами исключены.

Юрий Кашин
директор компании «Суши-Рыба»
г. Красноярск.